NIWSOFT-SARL (ci-après « NiwSoft » ou l'« Éditeur ») est l'éditeur et le propriétaire de la solution de Gestion des Temps et des Activités (GTA) dénommée « Gestime », commercialisée en mode SaaS (Software as a Service) et à travers son application mobile associée.
Le présent document constitue les Conditions Générales de Vente et d'Utilisation (« CGVU »), les Conditions Générales de Service (« CGS ») ainsi que les dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel applicables à la solution Gestime.
En acceptant les présentes, et/ou en signant un Formulaire d'Engagement y faisant référence, le Client en accepte l'ensemble des dispositions. En cas de versions en différentes langues et d'écart d'interprétation, la version française fait seule foi. Les présentes prennent effet entre l'Éditeur et le Client à la date de signature, par le Client, du Formulaire d'Engagement.
« Abonnement » désigne l'abonnement mensuel ou annuel du Client aux Services souscrits, conformément aux termes du Formulaire d'Engagement applicable. Il débute à la date de commande stipulée au Formulaire d'Engagement.
« Anomalie » désigne un événement imputable à l'Éditeur qui : fait apparaître un élément non conforme au Document de paramétrage ; peut être constaté et reproduit par l'Éditeur ; survient en dehors d'une action de maintenance ; cause un dysfonctionnement d'accès à la Solution ; ou rend l'utilisation de tout ou partie de la Solution impossible ou non conforme. Les Anomalies sont réparties en Bloquantes, Majeures et Mineures.
« Anomalie bloquante » désigne une Anomalie qui rend impossible l'utilisation d'une Fonctionnalité Critique, bloque l'exploitation complète d'au moins un processus applicatif, et pour laquelle il n'existe pas de moyen de contournement.
« Anomalie majeure » désigne une Anomalie bloquante disposant d'un moyen de contournement, ou une Anomalie affectant l'usage d'une Fonctionnalité Critique en mode dégradé, ou bloquant une fonctionnalité non critique.
« Anomalie mineure » désigne toute Anomalie autre que Bloquante ou Majeure.
« Collaborateur » désigne toute personne physique enregistrée dans Gestime, indépendamment de son type de contrat de travail (stagiaire, CDI, CDD, etc.) ou de son statut (sous-traitant, intérimaire ou autre).
« Collaborateur actif » désigne tout Collaborateur ayant eu le statut actif dans Gestime pendant une période mensuelle, quelle que soit la durée de cette activité.
« Code malveillant » s'entend des virus, vers, bombes programmées, chevaux de Troie et autres codes, fichiers, scripts, agents ou programmes nuisibles ou malveillants.
« Contrat » désigne les documents contractuels regroupant le Formulaire d'Engagement (FE), les présentes CGVU, les Conditions Générales de Service (CGS) et la Convention de Traitement des Données (DPA).
« Données Client » désigne toutes les données ou informations électroniques soumises par le Client aux Services souscrits, y compris les Données à caractère personnel des Utilisateurs.
« Données à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments propres à son identité.
« Données biométriques » désigne les données à caractère personnel résultant d'un traitement technique relatif aux caractéristiques physiques ou physiologiques d'une personne physique permettant ou confirmant son identification unique, tels que les gabarits issus d'une reconnaissance faciale.
« Éditeur » désigne la société NIWSOFT-SARL, éditeur de la solution Gestime et propriétaire de la marque Gestime, société à responsabilité limitée au capital de 2 000 000 GNF, dont le siège social est sis à Petit Simbaya, commune de Lambanyi, République de Guinée, immatriculée au RCCM sous le n° GN.TCC.2026.B.05544, ci-après dénommée l'« Éditeur ».
« Formulaire d'Engagement » (FE) désigne les documents servant à passer une commande conformément aux présentes, y compris leurs avenants, conclus entre le Client et l'Éditeur, et réputés intégrés aux présentes par référence.
« GTI » désigne la Garantie de Temps d'Intervention : le délai entre l'ouverture d'un ticket d'Anomalie par le Client sur la plateforme de support et sa prise en compte par les équipes de l'Éditeur.
« GTR » désigne la Garantie de Temps de Rétablissement : le délai entre la prise en compte de l'incident et sa résolution par les équipes de l'Éditeur. Toute demande de complément d'information suspend le décompte jusqu'à la réponse du Client.
« Fonctionnalité critique » désigne une fonctionnalité sans laquelle l'usage de la Solution est bloqué.
« RTO » (Recovery Time Objective) désigne la durée maximale d'interruption de la Solution à la suite d'une interruption majeure de service. « RPO » (Recovery Point Objective) désigne la durée maximale d'enregistrement des données non récupérées lors d'une panne.
« Heures ouvrées » désigne les heures travaillées, aux jours ouvrés, au siège de l'Éditeur.
« Le Client » désigne l'entité juridique signataire indiquée au Formulaire d'Engagement, ainsi que ses Sociétés Affiliées, pour laquelle le Client accepte le présent Contrat.
« Pass » désigne le nombre maximal d'Unités comprises dans les Services souscrits sur une période annuelle. « Redevance » désigne le montant hors taxes facturé au Client en contrepartie d'un droit d'utilisation des Services souscrits.
« Solution » désigne la plateforme modulaire Gestime hébergée par l'Éditeur ou l'un de ses prestataires, ainsi que l'application mobile associée, commercialisée sous le nom de Gestime et accessibles au moyen d'un Formulaire d'Engagement.
« Utilisateurs » désigne les personnes physiques autorisées par le Client à utiliser les Services, pour lesquelles un abonnement a été souscrit et auxquelles un identifiant et un mot de passe ont été attribués.
Les Services souscrits sont fournis sous forme d'abonnements, dans la limite du nombre d'Unités maximales stipulé par le Pass indiqué au Formulaire d'Engagement. En cas de dépassement du Pass en cours de période annuelle, un appel de Redevance complémentaire est émis selon la formule : nombre d'Unités supplémentaires × prix hors taxe de l'Unité supplémentaire indiqué au Formulaire d'Engagement.
La Redevance est due en contrepartie du droit d'utilisation des Services souscrits, dans les conditions et selon la devise (euro, franc CFA – XOF, ou franc guinéen – GNF) précisées au Formulaire d'Engagement de référence.
L'Éditeur s'engage : (i) à assurer au Client le service standard décrit dans les CGS pour les Services souscrits ; (ii) à mettre en œuvre toutes diligences pour que les Services soient disponibles dans les conditions décrites aux CGS ; (iii) à ne fournir les Services que conformément aux lois et règlements applicables ; (iv) à fournir au Client un accès et un droit d'utilisation à la Solution Gestime ; (v) à faire bénéficier le Client des Montées de version selon les modalités des CGS. L'Éditeur n'assume aucune responsabilité quant au contenu ou à la licéité des Données Client diffusées via les Services, n'exerçant aucun contrôle a priori sur ces informations émanant du Client.
Les données de la Solution hébergée en mode SaaS sont hébergées chez le prestataire Hetzner Online GmbH (centres de données situés en Allemagne), conformément aux stipulations des CGS et à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel. Les Clients établis en Afrique de l'Ouest peuvent, à leur demande, opter pour un hébergement dédié situé en Afrique de l'Ouest. La localisation d'hébergement applicable est précisée au Formulaire d'Engagement.
L'Éditeur a mis en place un suivi de l'accès aux données au sein de la Solution, ainsi qu'un registre des traitements et des sous-traitants susceptibles d'intervenir sur les Données à caractère personnel du Client.
Le Client : (i) se porte garant du respect des présentes par les Utilisateurs ; (ii) assume l'entière responsabilité de l'exactitude, de la qualité, de l'intégrité et de la légalité des Données Client et des moyens par lesquels il les a acquises, et se conforme aux obligations légales lui incombant (protection des Données à caractère personnel, autorités de contrôle compétentes, etc.) ; (iii) prend toutes mesures pour prévenir l'accès ou l'utilisation non autorisés des Services et informe rapidement l'Éditeur de tout accès non autorisé ; (iv) n'utilise les Services que conformément à la documentation et aux législations applicables.
Le Client s'engage à : (a) limiter l'accès aux Services aux seuls Utilisateurs ; (b) ne pas vendre, revendre ou louer les Services ; (c) ne pas enregistrer ou transmettre d'éléments illicites, diffamatoires, ou portant atteinte au droit d'un tiers ; (d) ne pas enregistrer ou transmettre de Code malveillant ; (e) ne pas altérer ou perturber l'intégrité ou l'exécution des Services ; (f) ne pas tenter d'obtenir un accès non autorisé aux Services, systèmes ou réseaux associés ; (g) n'utiliser les informations relatives au Service que pour ses besoins propres et les finalités visées au Contrat ; (h) ne pas commercialiser la Solution sauf stipulation contraire ; (i) ne pas développer ou favoriser des produits concurrents ; (j) ne pas détourner l'usage des Services de leur finalité de gestion des ressources humaines.
Le Client déclare avoir pris connaissance, préalablement à la signature, du fonctionnement des Services souscrits et des CGS, et s'assure que ses matériels et moyens de connexion (navigateurs, réseaux) permettent une utilisation efficace de la Solution. Les limitations d'utilisation sont celles indiquées aux CGS. Le Client garantit avoir satisfait à l'ensemble des obligations légales lui incombant au titre de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et avoir informé les personnes concernées de l'usage fait de leurs Données à caractère personnel. À ce titre, le Client garantit l'Éditeur contre tout recours, plainte ou réclamation d'une personne physique dont les Données seraient traitées via la Solution. Le Client est responsable de traitement au sens de la réglementation pour la gestion des champs personnalisés mis à sa disposition.
Les présentes prennent effet à la date de début de contrat indiquée au Formulaire d'Engagement et se poursuivent jusqu'à l'expiration ou la résiliation de tous les Abonnements. Sauf indication contraire au Formulaire d'Engagement, les Abonnements sont souscrits pour une durée initiale mensuelle ou annuelle au choix du Client. À l'issue de la durée initiale, ils sont reconduits tacitement par périodes de durée équivalente, sauf notification de non-reconduction par l'une des parties, par écrit, moyennant un préavis de trente (30) jours avant le terme de la période en cours.
Une partie pourra résilier de plein droit et de façon immédiate le Contrat : (i) si, après notification écrite d'une violation importante, il n'y est pas remédié dans un délai de trente (30) jours ; ou (ii) si l'autre partie fait l'objet d'une procédure collective (cessation de paiement, redressement, liquidation, ou cession au bénéfice de créanciers).
À la demande du Client formulée au plus tard trente (30) jours avant la date d'effet de la résiliation, l'Éditeur met à disposition, pour téléchargement, un fichier des Données Client au format CSV ainsi que les pièces jointes associées, selon les conditions des CGS. Sauf interdiction légale, l'Éditeur effacera, dans les soixante (60) jours suivant la fin du contrat, l'ensemble des Données Client hébergées dans ses systèmes. Les Données Client et la Solution sont considérées comme indisponibles pour le Client dès la date de fin de contrat.
La Solution SaaS est accessible à distance grâce à un identifiant et un mot de passe. Lors de l'activation en production, ces accès sont transmis au Référent de contrat du Client, responsable de leur distribution aux Utilisateurs. Pour des raisons de sécurité, seule la combinaison de ces deux codes permet l'accès. L'identifiant et le mot de passe valent preuve de l'identité de l'Utilisateur et l'engagent sur toute utilisation faite par leur intermédiaire. Le Client est seul responsable de la confidentialité des accès de ses Utilisateurs et supporte les conséquences de leur utilisation par des tiers ou de leur mauvais usage.
Le Client s'engage à acquitter toutes les Redevances indiquées aux Formulaires d'Engagement. Sauf disposition contraire : (i) les Redevances sont exprimées et exigibles dans la devise indiquée au Formulaire d'Engagement ; (ii) elles sont basées sur les Services souscrits et non sur leur utilisation réelle ; (iii) les obligations de paiement ne sont pas annulables et les Redevances non remboursables ; (iv) le nombre d'abonnements ne peut être réduit en cours de période. En cas de dépassement du forfait initial, les Unités supplémentaires font l'objet d'une facturation de régularisation ; un dépassement supérieur à 10 % du forfait en cours de période donne lieu à une régularisation anticipée.
Les prix pourront être révisés annuellement selon un indice de référence contractuel. Sauf indication contraire, les factures d'appel de Redevances sont exigibles à trente (30) jours nets à compter de leur date d'émission. À défaut de paiement à l'échéance, des intérêts de retard sont dus, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement conformément à la réglementation applicable. En cas de retard de paiement de 30 jours et plus, et après deux relances écrites restées sans effet pendant vingt (20) jours, l'Éditeur pourra suspendre la fourniture des Services jusqu'au paiement intégral, sans préjudice de ses autres droits.
Pendant toute la durée du Contrat, les Parties s'engagent à être assurées contre les risques de responsabilité civile, exploitation et professionnelle pour les dommages qu'elles pourraient causer lors de l'exécution du Contrat. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages n'étant pas de son fait, résultant de la perte, de l'altération ou de l'utilisation frauduleuse de données, de la transmission accidentelle de Code malveillant, de l'attitude d'un tiers, ou de la qualité de la liaison Internet du Client. L'Éditeur ne répare pas les dommages indirects au sens de la jurisprudence applicable. En tout état de cause, la responsabilité de l'Éditeur ne peut être recherchée qu'une fois prouvée une faute, et est expressément limitée au montant de la Redevance due par le Client au titre de l'année en cours à la date de déclaration du préjudice.
L'Éditeur garantit être titulaire des droits de propriété intellectuelle lui permettant de conclure les présentes. Le Client s'engage à signaler immédiatement toute contrefaçon dont il aurait connaissance. L'Éditeur conserve la pleine détention des droits d'auteur et de propriété intellectuelle sur la marque et le nom de domaine Gestime, ainsi que sur l'ensemble des programmes informatiques, méthodes et savoir-faire exploités. Le Client ne pourra donner accès à la Solution à des tiers autres que ses Sociétés Affiliées. Le Client s'interdit de copier, reproduire, traduire, transcrire ou adapter tout ou partie de la Solution ou de sa documentation, et n'acquiert aucun droit de propriété intellectuelle sur la Solution.
Les « Informations confidentielles » s'entendent de toutes informations divulguées par une partie à l'autre, désignées comme telles ou dont la nature impose la confidentialité. Les Données Client constituent les Informations confidentielles du Client ; les Services constituent celles de l'Éditeur. Chaque partie s'engage à protéger les Informations confidentielles de l'autre avec des précautions au moins équivalentes à celles qu'elle applique à ses propres informations, et à en limiter l'accès aux personnes qui en ont besoin et sont tenues à une obligation de confidentialité équivalente. L'Éditeur s'interdit de modifier, de divulguer ou d'accéder aux Données Client, sauf pour fournir les Services, prévenir un problème technique, à la demande du Client, ou s'il y est légalement contraint (auquel cas il en informe préalablement le Client dans la mesure autorisée par la loi).
Aucune des Parties ne sera responsable de l'inexécution de ses obligations dans la mesure où celle-ci résulte d'un cas de force majeure. Chaque Partie pourra résilier le Contrat en cas de manquement de l'autre à l'une de ses obligations, la partie non défaillante pouvant prononcer la résiliation de plein droit après mise en demeure restée sans effet pendant trente (30) jours à compter de sa réception, ou en cas de force majeure telle que prévue à l'article 11.
Sauf stipulation contraire au Formulaire d'Engagement, le Client autorise l'Éditeur à citer son nom et une brève description du projet à titre de référence commerciale. Le Contrat ne pourra être transféré ou cédé par le Client sans autorisation écrite préalable de l'Éditeur ; le Client est toutefois autorisé à le transférer à toute société qu'il contrôle, qui le contrôle, ou placée sous un contrôle commun.
Le présent Contrat annule et remplace tous accords antérieurs, verbaux ou écrits, entre les Parties. Les documents contractuels sont, par ordre de priorité décroissante : (1) les Formulaires d'Engagement applicables ; (2) les présentes CGVU ; (3) les Conditions Générales de Service ; (4) la Convention de Traitement des Données à caractère personnel (DPA). En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut. Toute modification ne peut résulter que d'un avenant écrit signé par les Parties.
Le présent Contrat est régi, pour son interprétation et son exécution, par le droit guinéen et, le cas échéant, par les Actes uniformes de l'OHADA. Les dispositions impératives de l'Acte additionnel A/SA.1/01/10 de la CEDEAO relatif à la protection des données à caractère personnel, ainsi que des lois nationales applicables (notamment en République de Guinée), demeurent applicables.
Tout litige relatif à l'exécution, l'interprétation ou l'extinction du Contrat sera, à défaut de résolution amiable, soumis à la compétence des tribunaux compétents de Conakry (République de Guinée), sans préjudice des règles impératives de compétence protectrices du consommateur ou de la personne concernée susceptibles de s'appliquer dans le pays du Client.
Les présentes CGS complètent les CGVU. Les termes commençant par une majuscule non définis ici ont le sens qui leur est donné dans les CGVU. Elles peuvent faire l'objet de mises à jour, la version de référence étant disponible dans la rubrique assistance de la Solution.
Les droits d'utilisation couvrent la mise à disposition au Client des modules de la Solution Gestime intégrés dans les Services souscrits, conformément au Formulaire d'Engagement, aux CGVU et aux présentes CGS. La souscription à l'abonnement et aux prestations s'effectue par l'acceptation du Formulaire d'Engagement, qui emporte acceptation expresse et sans réserve des CGVU et des CGS.
| Engagement de service | Niveau garanti |
|---|---|
| Monitoring système & infrastructure | 7j/7 — 24h/24 |
| Hébergement | Union européenne — Hetzner Online GmbH, Allemagne |
| Chiffrement des flux | TLS/SSL ; données au repos chiffrées |
| Taux de disponibilité de la plateforme | 99,9 % annuel (en sortie d'hébergement) |
| Sauvegarde | Quotidienne — rétention 30 jours glissants |
| Granularité de restauration | 24 heures (hors incident majeur) |
| GTI — Anomalie bloquante / majeure / mineure | 4h / 24h / 40h ouvrées après ouverture du ticket |
| GTR — Anomalie bloquante / majeure / mineure | 16h / 96h ouvrées / planifiée après analyse |
| RTO / RPO | 16 heures ouvrées / 24 heures |
| Notification d'incident de sécurité | Au plus tard 48h après détection (personnes concernées via le Client) |
| Langues & plage de support | Français & anglais — jours et heures ouvrés du siège |
La maintenance permet l'exploitation de la Solution dans les conditions normales définies aux CGVU. Les engagements débutent après la mise en production. Toute demande doit faire l'objet d'un ticket saisi sur la plateforme de support Gestime ; des échanges par téléphone ou visioconférence peuvent compléter le traitement. Sont couverts, dans le cadre du service standard, les demandes de type Anomalies. Une demande d'évolution peut être soumise via un cahier des charges, faisant l'objet d'une analyse de faisabilité, d'un devis, puis d'une planification en cas d'accord des Parties.
L'équipe de développement travaille en mode livraison continue : les évolutions validées sont déployées en production en assurant une rétrocompatibilité complète, de sorte qu'un Client utilisant une fonctionnalité qui évolue n'est pas impacté dans son utilisation habituelle. L'Éditeur notifie préalablement le Client de toute intervention connue susceptible d'entraîner une interruption de service, dans un délai de 48 heures ouvrées ; ces interruptions ne sont pas prises en compte dans le calcul des GTI et GTR.
| Élément | Prérequis |
|---|---|
| Solution SaaS | Application entièrement web, accessible via un navigateur ; connexion internet requise (DNS public, port 443) |
| Système d'exploitation | Compatible Windows et macOS |
| Navigateurs | Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari (versions maintenues par leur éditeur) |
| Application mobile | iOS 13 et supérieur ; Android 5.0 (Lollipop) et supérieur |
| Bureautique / exports | Microsoft Office 2007 et sup., Office 365, LibreOffice / OpenOffice |
| SSO (Single Sign-On) | Disponible en option ; aucun plugin requis sur le poste client |
L'Éditeur n'assure pas la compatibilité ni la maintenance pour les versions de logiciels (navigateurs, bureautique, OS) qui ne sont plus maintenues par leur éditeur, et se réserve le droit de faire évoluer ces prérequis.
Le support est organisé en quatre niveaux : Niveau 0 — réponses aux Utilisateurs finaux, assuré par l'administrateur du Client ; Niveau 1 — traitement des tickets de type Anomalie par l'équipe de support de l'Éditeur ; Niveau 2 — demandes non résolues au Niveau 1, traitées par l'équipe support de second niveau ; Niveau 3 — anomalies produit, traitées par les équipes produit de l'Éditeur ou de ses partenaires. Un module de ticketing accessible 24h/24 et 7j/7 permet au Client de suivre en temps réel le traitement de ses demandes. Toute demande doit faire l'objet de la saisie d'un ticket pour être prise en compte ; les équipes support disposent d'outils de visioconférence et de partage d'écran pour un traitement optimal.
L'Éditeur ne collecte, ne stocke ni ne traite, sur ses propres systèmes ou chez son hébergeur, aucune donnée faciale ni aucune donnée biométrique des Utilisateurs. Ces données demeurent exclusivement traitées et stockées localement, sur le téléphone de l'Utilisateur (application mobile).
Lorsque le pointage s'effectue via l'application mobile, la vérification d'identité repose sur la fonction de reconnaissance faciale native du téléphone de l'Utilisateur (dispositif du système d'exploitation du terminal). Le traitement est réalisé intégralement sur l'appareil : aucune image faciale, aucun gabarit biométrique ni aucune donnée dérivée n'est transmis à l'Éditeur ni à son hébergeur. Seul le résultat du pointage (validé / non validé, horodatage) est enregistré par la Solution. L'application n'accède pas au gabarit biométrique stocké de manière sécurisée par le système d'exploitation du téléphone.
Les données biométriques constituent des catégories particulières de données au sens des textes applicables en matière de protection des données (Acte additionnel de la CEDEAO et lois nationales). Dans la mesure où ces données sont traitées localement sous le contrôle exclusif du Client (sur le téléphone de l'Utilisateur), le Client est le responsable de traitement de ces données ; l'Éditeur agit uniquement en qualité de fournisseur de l'outil technique et n'y a aucun accès. Il appartient au Client : (i) de recueillir le fondement de licéité approprié (notamment le consentement explicite de la personne concernée, ou toute autre base légale applicable) ; (ii) de proposer, le cas échéant, une alternative non biométrique de pointage ; (iii) de réaliser, lorsque requise, une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) ; et (iv) d'informer les personnes concernées conformément aux réglementations applicables (Acte additionnel de la CEDEAO et lois nationales).
Le présent Titre constitue la Convention de Traitement des Données à caractère personnel (DPA) conclue entre le Client et l'Éditeur. Il encadre les traitements de Données à caractère personnel réalisés par l'Éditeur pour le compte du Client dans le cadre de la Solution Gestime, dans le respect de l'Acte additionnel A/SA.1/01/10 de la CEDEAO relatif à la protection des données à caractère personnel et des lois nationales applicables, notamment en République de Guinée.
Le Client agit en qualité de responsable de traitement ; l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données, pour les seules données hébergées dans la Solution SaaS. L'Éditeur ne traite les Données à caractère personnel que sur instruction documentée du Client et pour les seules finalités du Contrat. Si l'Éditeur estime qu'une instruction constitue une violation de la réglementation applicable en matière de protection des données, il en informe immédiatement le Client.
Finalités : gestion des temps et activités, du pointage, des plannings et des ressources humaines. Catégories de personnes : Collaborateurs et Utilisateurs du Client. Catégories de données : données d'identification, données professionnelles, temps de présence et de pointage (à l'exclusion de toute donnée biométrique, laquelle est traitée localement — cf. Titre III). Durée : pendant la durée du Contrat, puis suppression dans les soixante (60) jours suivant son terme, sauf obligation légale de conservation.
Par défaut, les Données à caractère personnel hébergées dans la Solution SaaS sont stockées chez Hetzner Online GmbH (Allemagne), sous-traitant ultérieur autorisé de l'Éditeur. Les Clients établis en Afrique de l'Ouest peuvent, à leur demande, opter pour un hébergement dédié situé en Afrique de l'Ouest. L'Éditeur informe le Client de tout changement prévu de sous-traitant ultérieur, permettant au Client d'émettre des objections. Tout transfert de données vers un pays tiers n'intervient qu'assorti de garanties appropriées : clauses contractuelles types ou tout autre mécanisme reconnu par l'Acte additionnel de la CEDEAO et les lois nationales applicables.
L'Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des Données à caractère personnel, incluant le chiffrement des flux et des données au repos, le contrôle des accès, la journalisation, et la protection des données dès la conception et par défaut. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes concernées, l'Éditeur notifie le Client dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, afin de permettre au Client de respecter, le cas échéant, son obligation de notification à l'autorité de contrôle compétente dans les délais légaux applicables. L'Éditeur assiste le Client, dans la mesure du possible, pour répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité).
Les mesures mises en œuvre par l'Éditeur comprennent notamment : des processus d'authentification des utilisateurs et des administrateurs et la protection des fonctions d'administration ; un système de gestion des accès pour les opérations d'assistance et de maintenance ; la journalisation et la traçabilité des accès aux serveurs et aux ressources (accès utilisateur, accès système rejeté, modification des droits et privilèges, ouverture de session, identification, horodatage des échecs) ; un maintien en condition de sécurité reposant sur un plan mensuel d'application de correctifs et des interventions d'urgence en cas d'incident critique ; ainsi que l'engagement du personnel habilité au respect d'une charte informatique et de sécurité et d'un engagement de confidentialité.
L'Éditeur veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données soient tenues à une obligation de confidentialité. Il met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permettre la réalisation d'audits, dans des conditions raisonnables convenues entre les Parties. Au terme du Contrat, l'Éditeur restitue au Client, à sa demande, les Données à caractère personnel au format CSV, puis les supprime de ses systèmes dans les soixante (60) jours, sauf obligation légale de conservation.
Le Client fournit à l'Éditeur, par écrit, toute instruction pertinente et toute information nécessaire à la tenue du registre des activités de traitement. Le Client demeure seul responsable des instructions communiquées. Il lui appartient notamment de s'assurer que : (i) le traitement repose sur une base juridique appropriée (consentement, intérêt légitime, obligation légale, etc.) ; (ii) l'ensemble des formalités et autorisations requises (analyse d'impact, notification ou autorisation auprès de l'autorité de contrôle compétente, le cas échéant) ont été accomplies ; (iii) les personnes concernées sont informées de manière concise, transparente et intelligible ; et (iv) elles peuvent exercer facilement leurs droits. Le Client est responsable des mesures de sécurité relatives aux systèmes et équipements qu'il déploie pour accéder aux Services.
Le Client, responsable de traitement, est pleinement responsable de l'information des personnes concernées et du respect de leurs droits (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité). Toute personne concernée dispose en outre du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente — l'autorité nationale de protection des données à caractère personnel compétente (notamment, en République de Guinée, l'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel — APDP). L'Éditeur apporte sa coopération et son assistance, dans la mesure raisonnablement nécessaire, notamment en communiquant au Client toute demande reçue directement d'une personne concernée et en permettant la mise en œuvre des mesures techniques appropriées. Lorsque cette assistance requiert des ressources importantes, elle peut faire l'objet d'une facturation après notification et accord préalable du Client.
À la fin du Service souscrit (résiliation ou non-renouvellement), l'Éditeur supprime, dans les conditions prévues au Contrat, l'ensemble des Données à caractère personnel traitées pour le compte du Client, sauf obligation légale contraire. Le Client est seul responsable des opérations de sauvegarde ou de transfert nécessaires à la conservation de ses données avant le terme du Contrat ; il est informé que la résiliation ou l'expiration d'un Service peut entraîner la suppression irréversible des Données. L'Éditeur n'est responsable que des dommages causés par un traitement pour lequel il n'a pas respecté les obligations incombant spécifiquement aux sous-traitants au titre de la réglementation applicable, ou pour lequel il a agi en dehors des instructions licites du Client, dans les limites de responsabilité prévues au Contrat.
Sur demande écrite adressée à support@niwsoft.com, l'Éditeur met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer sa conformité aux exigences de la réglementation applicable en matière de protection des données et permettre la réalisation d'audits. Lorsque ces informations, rapports ou certificats s'avèrent insuffisants, les Parties conviennent des conditions opérationnelles, de sécurité et financières d'une inspection sur site, dont les modalités ne doivent pas affecter la sécurité des autres clients de l'Éditeur. La communication de certificats et rapports, ainsi que toute inspection sur site, peuvent donner lieu à une facturation raisonnable.
| Dénomination | Localisation | Service fourni | Réglementation |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Allemagne (Union européenne) | Hébergement de la Solution Gestime | Lois applicables |
| Hébergeur dédié Afrique de l'Ouest | Afrique de l'Ouest (sur option) | Hébergement dédié à la demande du Client | CEDEAO / lois nationales |
L'Éditeur informe le Client au moins trente (30) jours avant de faire intervenir un nouveau sous-traitant ultérieur, permettant au Client de formuler ses objections. L'Éditeur reste pleinement responsable vis-à-vis du Client de l'exécution des obligations incombant à ses sous-traitants ultérieurs.
| Traitement | Finalité | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Socle RH | Gestion des organisations (entités, directions, postes) | 5 ans après la sortie de l'entreprise, puis anonymisation |
| Congés & absences | Gestion des absences, congés, RTT | 5 ans après la sortie de l'entreprise, puis anonymisation |
| Planning & pointage | Gestion des plannings et du pointage (PC, application mobile) | 5 ans après la sortie de l'entreprise, puis anonymisation |
| Prestations | Suivi du temps passé sur tâches et projets | 5 ans après la sortie de l'entreprise, puis anonymisation |
| Notes de frais | Gestion des notes de frais | 10 ans après la sortie de l'entreprise, puis anonymisation |
Les pointages réalisés via l'application mobile sont traités de la même manière que les pointages PC. La géolocalisation conserve uniquement le lieu du pointage réalisé : c'est le pointage qui est géolocalisé, et non le téléphone du salarié. L'Éditeur n'assure aucun suivi de la localisation du terminal mobile. La localisation permet également de vérifier le périmètre défini pour accepter ou refuser le pointage du salarié.
Les données de géolocalisation sont conservées pendant deux (2) mois, durée portée à un (1) an lorsqu'elles servent exclusivement à vérifier la présence effective des salariés sur leurs lieux de travail pendant les heures contractuelles. Le Client peut demander à l'Éditeur, par écrit, de ne pas conserver ces données de localisation de pointage.
L'ensemble de ces fonctionnalités constitue des options complémentaires, non obligatoires au bon fonctionnement de l'outil. Elles ne sont activées que sur demande du Client, besoin exprimé lors de nos audits préalables au déploiement de la Solution. Le Client est libre de définir le périmètre de localisation du pointage ; l'Éditeur n'est pas responsable de la définition de ce périmètre.
Pour toute question relative au traitement de ses données, le Client ou la personne concernée peut contacter le référent Protection des Données de l'Éditeur à l'adresse : support@niwsoft.com.
En signant le Formulaire d'Engagement faisant référence aux présentes, le Client reconnaît avoir pris connaissance de l'ensemble des documents contractuels — Conditions Générales de Vente et d'Utilisation, Conditions Générales de Service et Convention de Traitement des Données à caractère personnel — et en accepter sans réserve les dispositions. Les présentes sont conclues dans la devise et pour la durée précisées au Formulaire d'Engagement applicable.